Nepogrešljiv e-arhiv
Posted on 3 aprila, 2021 in Razno | Komentarji so izklopljeni za Nepogrešljiv e-arhiv
Za sodobno poslovanje so značilni mnogi podatki, s katerimi smo stalno v stiku. Dobivamo jih v različnih oblikah, recimo kot digitalne dokumente preko elektronske pošte, tudi dokumente na papirju, pa razna sporočila prek drugih sistemov ali avtomatsko generirane datoteke s spletne strani. Kaj lahko se zgodi, da postopoma izgubimo nadzor nad goro pomembnih informacij in teh podatkov ne moremo dobro izkoristiti. Lahko se tudi zgodi, da jih ne moremo niti enostavno shranjevati, kar je lahko ključnega pomena – navsezadnje moramo nekatere dokumente po zakonu hraniti.
Enostavno rešitev lahko ponudi e-arhiv, ki je v sodobnih podjetjih pravzaprav edina smiselna rešitev. Takšen sistem bodo s pridom izkoristili tisti, ki imajo veliko dela z različno poslovno dokumentacijo, pri tem pa se ne želijo pretirano obremenjevati.
E-arhiv za zahtevna podjetja
Posebej zahtevna bodo tista podjetja, ki redno prejemajo in pošiljajo raznovrstne poslovne dokumente na različnih medijih in iz različnih virov. V takšnih primerih je priporočljiv tudi kak naprednejši e-arhiv, ki učinkovito zbira podatke, relevantne za poslovanje, predvsem pa sporočila in pomembne poslovne dokumente. Takšne funkcionalnosti so pogosto del obsežnih poslovnih sistemov, ki jih nudijo različni ponudniki. Sistem M-files recimo prepriča prav z odličnimi funkcionalnostmi za delo z raznovrstnimi dokumenti.
Takšne sisteme je možno odlično prilagoditi potrebam zahtevnejših podjetij. Shranjujejo se dokumenti vseh vrst, delovanje pa je možno v veliki meri tudi avtomatizirati. Res je sicer, da bo nekaj več dela morda z dokumenti na papirju ali na drugih medijih, ki se ne morejo sami povezati v sistem, a tudi za to ima e-arhiv praktično rešitev.
E-arhiv za manj zahtevne uporabnike
Prav tako zadovoljni bodo manj zahtevni uporabniki, ki nameravajo e-arhiv uporabljati za shranjevanje pomembnih poslovnih dokumentov. Običajno gre za račune in osnovno dokumentacijo, ki jo lahko brez težav hranimo na varnem, za to poskrbi že čisto enostaven e-arhiv s svojimi osnovnimi funkcijami.